Pour vous aider à maîtriser les notions fondamentales de la Gestion de projet, Talkme Finance a réalisé un résumé rapide des étapes essentielles, des thématiques et de quelques outils indispensables pour démarrer dans les meilleures conditions.
Ces différents éléments vous seront présentés dans une série d’articles à venir très prochainement autour de la gestion de projet 😉
Présentation & Définitions
Un projet est une succession d’étapes et d’activités ayant pour objectif de réaliser un but précis. Ainsi, tout projet se caractérise par 3 dimensions :
- Sa temporalité : tout projet a un début et une fin ;
- Sa singularité : chaque projet est unique (il répond à un besoin précis). Il est donc impossible de le dupliquer ;
- Sa progressivité : un projet évolue en fonction des étapes et des activités qui le compose.
Pour réussir un projet, il est indispensable de mettre en place une organisation rigoureuse afin de se procurer toutes les chances de réussite.
Cette organisation se définit par le « Triangle Projet » dont les 3 sommets 🔺 sont :
📖 Le contenu : le « quoi ? », caractérise précisément et clairement le but à atteindre et les objectifs du projet ;
💰 Les moyens : le « combien ? », caractérisent les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs. Les moyens sont généralement limités, il convient donc de les optimiser ;
⏳ Les délais : le « quand ? », caractérise la durée du projet souhaitée et nécessite une planification dans le temps.
C’est cette organisation qui définit la gestion de projet car elle permet un suivi et un contrôle tout au long du déroulement de ce projet.
Les risques d’un projet non organisé sont nombreux et se caractérisent le plus souvent par :
- des dépassements : en délais, en moyens, en ressources…
- une diminution de la qualité : non-respect du cahier des charges…
- des objectifs non atteints : non-respect du contenu et des besoins.
👨🏻💼 Le Chef de projet a un rôle de « chef d’orchestre » : il est à la fois leader (guide) et manager (responsable) pour le bon déroulement du projet.
- Il porte le projet et s’assure de répondre aux objectifs fixés ;
- Il coordonne les équipes et impulse la communication et la collaboration entre les parties prenantes.
Le Chef de projet est donc reconnu pour ses qualités d’animation et doit par conséquent posséder des « talents » de management stratégique et organisationnel, de techniques en gestion de projet et surtout un leadership affirmé.
En outre, il fait face à tous les éléments perturbateurs du projet et notamment sait identifier les risques éventuels et saura comment les éviter et/ou les surmonter. Enfin, il sait gérer les relations et les conflits.
Cycle de vie d’un Projet
Tout projet a un « cycle de vie » qui se caractérise par 5 phases indépendantes :
🎬 Initialisation : phase de démarrage du projet et définition des objectifs. On parlera souvent de « kick-off meeting » ou réunion de lancement pour officialiser le lancement du projet ;
🗓️ Planification : phase pendant laquelle les activités et les étapes clés sont définies avec précision, ainsi que les moyens et les délais accordés ;
⚙️ Réalisation : phase de réalisation ou de « construction » pendant laquelle les objectifs sont réalisés. C’est la réalisation du projet lui-même ;
🔎 Contrôle : phase de suivi d’avancement et de contrôle (« monitoring » de la qualité, de la performance, des dépassements). Pendant cette phase, on s’assure que les résultats obtenus correspondent aux objectifs fixés. Les écarts éventuels sont relevés et analysés ;
🏁 Clôture : clôture du projet.
Il arrive parfois qu’un projet soit clos sans succès, il convient alors d’analyser les raisons de cet échec.
Excepté pour les phases d’initialisation et de clôture, les autres phases peuvent être menées de manière séquentielle ⬇️ (les unes après les autres) ou de manière itérative 🔄 (réalisées plusieurs fois), lorsque le projet est découpé en plusieurs parties par exemple.
Les « Thématiques » de la Gestion de projet
On recense 10 thèmes, tous aussi importants les uns que les autres. Aucun ne doit être négligé pour aboutir au succès du projet.
📥📤 Périmètre : ou contenu, identification de l’ensemble des éléments inclus/exclus au projet (caractéristiques principales, fonctions, objectifs) ;
🗓️⏱️ Planning : ou délais, planification et ordonnancement des actions à réaliser ;
💰💵 Budget : ou moyens, évaluation des coûts prévisionnels et des dépenses engagées. Doit comprendre des provisions en cas d’imprévus ;
🙋🏽🤝 Parties prenantes : identification des parties prenantes du projet et leur influence. Nomination du « sponsor » :
👨🏻👩🏼 Equipes : gestion des ressources humaines nécessaires à la conduite du projet ;
🧰⚒️ Ressources externes : gestion des approvisionnements externes et négociation des appels d’offres (compétences que l’organisation ne dispose pas en interne) ;
🗣️📢 Communication : gestion de la communication, management des équipes et des relations entre toutes les parties prenantes ;
🧨🛡️ Risques : gestion des risques et des éléments perturbateurs (imprévus, inattendus, conflits) ;
🔍📝 Qualité : contrôle et « monitoring » de la qualité et de la performance du projet. Réalisation effective des objectifs ;
🔑♾️ Intégration : on parle de « management de l’intégration » ou gestion des thèmes. L’objectif est ici d’assurer le lien entre les 9 thèmes précédemment cités.
Dans les prochains articles, nous décomposerons chacune des 5 phases d’un projet pour en identifier les prinicpaux enjeux.