Il est indispensable de bien dissocier les étapes successives d’un projet pour s’assurer de le conduire à son terme.
Ici, nous aborderons ensemble les deux premières étapes essentielles de la gestion de projet : Démarrer & Planifier un projet.
So, Let’s go ! 👍🏻
🎬 Démarrer (ou Initialiser) un Projet
Cette étape est essentielle à tout projet et comprend deux objectifs majeurs :
- L’identification des parties prenantes 🙋🏽
- La réalisation du document d’initialisation 📄
Le premier objectif est donc d’identifier et de catégoriser toutes les parties prenantes de votre projet. Plusieurs informations sont donc à récupérer ; leur poste au sein de l’organisation, leur rôle, les enjeux que recouvre le projet et leurs intérêts et/ou leurs attentes vis-à-vis du projet.
Vous devez également évaluer leur pouvoir et leur influence sur votre projet, les relations qu’elles entretiennent au sein et en-dehors de l’organisation ou encore leur comportement tout au long de la réalisation de votre projet.
En fonction de leur implication au sein du projet, il faudra leur accorder une attention particulière pour conserver leur intérêt.
Il existe deux catégories de parties prenantes ; internes (le sponsor à l’origine du projet, le comité de pilotage, le « product owner », le chef de projet, les membres de l’équipe…) et externes (les utilisateurs finaux, les clients, les fournisseurs, les institutions, les actionnaires…)
Le second objectif de cette première étape est la rédaction du document d’initiatialisation. Il s’agit d’un document indispensable car il acte l’existence du projet et officialise son lancement.
Ce document peut être rédigé (ou co-rédigé) par le sponsor du projet, l’organisation elle-même, le chef de projet ou tout autre partie prenante à l’initiative du projet.
Il est réalisé à partir des sources ayant donné naissance au projet ; il peut s’agir d’une demande d’un client, d’une nouvelle exigence légale, d’un besoin de l’organisation… C’est un document synthétique dont le contenu se résume en plusieurs items dont ;
- l’objet du projet ;
- une brève description ;
- des objectifs mesurables et des critères de réussite ;
- les limites du projet ;
- les livrables, les dates clés et principaux jalons ;
- les risques majeurs ;
- un budget préliminaire ;
- les parties prenantes identifiées ci-dessus ;
- et surtout la nomination du ou des responsables du projet.
- Etc.